Wat zijn ERP-systemen en wat moet u hierover weten?

Je zal zonder twijfel de term ERP, oftewel Enterprise Resource Planning, al eens zijn tegengekomen. In het kort is een ERP-systeem samen te vatten als een methode, meestal in de vorm van een automatiseringsoplossing, die als doel heeft een bedrijf efficiënter te laten werken, de kosten naar beneden te halen en de productiviteit te verhogen. Door bedrijfsprocessen te automatiseren en aan elkaar te linken via een ERP-pakket krijgt u een beter overzicht over het totaalplaatje en kunnen diverse zaken binnen het bedrijf eenvoudiger worden uitgevoerd.

Voor kleine en grote bedrijven heeft ERP-software de afgelopen veertig jaar voor enorme kostenbesparingen gezorgd. Natuurlijk zijn deze systemen in de loop der jaren ook geëvolueerd: moderne ERP-systemen kunnen oplossingen bieden waarmee bedrijfsprocessen nu nog beter geoptimaliseerd kunnen worden.

In dit artikel willen we dieper ingaan op:

• de geschiedenis van ERP-systemen
• verschillen tussen ERP-systemen
• toepassingen en mogelijkheden 
• voor- en nadelen van een ERP-pakket.

Benieuwd wat ERP nu eigenlijk is en wat het voor jouw organisatie kan betekenen? Lees dan snel verder!

De afkortingen MRP-I en MRP-II zeggen je waarschijnlijk niets. Dat terwijl MRP, beter bekend als Manufacturing Resources Planning, de voorloper was van het ERP-systeem dat vandaag de dag bij vele organisaties een belangrijke rol speelt.

MRP-systemen hebben veel gelijkenissen met de oudere versies van ERP-software. MRP-I en vooral MRP-II hadden ook als hoofddoel bepaalde delen van het bedrijf te automatiseren en te optimaliseren, dit was natuurlijk nog niet vergelijkbaar met hedendaagse ERP-systemen. Vooral basisfuncties als voorraadbeheer en administratie werden met MRP samengebracht.

Toen in het begin van de jaren 90 MRP-II, de opvolger van MRP-I, werd uitgebreid met aanzienlijk meer functies werd een nieuwe stap genomen door het gedateerde MRP-II door te laten gaan onder de nieuwe naam “ERP-systeem”. In sommige sectoren spreekt men nog steeds van MRP-II software. Dit zal voornamelijk in branches zijn dit al jaren met hun oude vertrouwde software werken. Eens men besluit te innoveren zal bij recentere software zelden nog de MRP-II term gebruikt worden.

Het moderne ERP-systeem staat ondertussen al veel verder dan het gedateerde MRP-II op gebied van innovatie. Het enorme aantal bedrijfsprocessen dat dankzij ERP-programma’s kan worden samengebracht is hier het beste voorbeeld van.

Door de jaren heen zijn honderden ERP-systemen ontwikkeld met ieder zijn eigen voor- en nadelen. Dit heeft helaas als gevolg dat de keuze voor een ERP-systeem door velen als complex en tijdrovend ervaren wordt.

Bij de keuze voor een bepaald type ERP-software zal je rekening moeten houden met verschillende zaken, zoals de omvang van je bedrijf, de branche, ambities, budget en vereiste functionaliteiten. Zoals we later bespreken, kunnen bepaalde ERP-functionaliteiten de effectiviteit van ERP-software in jouw bedrijf sterk beïnvloeden. Door bepaalde ERP-functies op de juiste manier te gebruiken kan kortom een betere return op je investering worden behaald, wat natuurlijk is wat je wilt bereiken.

De modernste ERP-systemen kunnen oplossingen op maat creëren bovenop hun toepassen zodat ook voor bedrijfsspecifieke processen een oplossingen gerealiseerd kan worden. Hierdoor kunnen we een nog groter aantal processen samenbrengen binnen de ERP-software, wat de waarde van Enterprise Resource Planning binnen een bedrijf verder verhoogt.

Voor veel organisaties is de modulariteit van ERP-software een van de belangrijkste redenen om hiervoor te kiezen. Naarmate organisaties groeien, zullen meer of complexere bedrijfsprocessen naar boven komen welke op termijn ook onderdeel kunnen worden van het actieve ERP-systeem.
Door voor een ERP-software te kiezen die in staat is om mee te groeien met jouw bedrijf kan je deze nieuwe processen ook opnemen in het geheel en van dezelfde voordelen laten genieten als de andere bedrijfsprocessen.

Door de veelzijdigheid en vele functionaliteiten van moderne ERP-systemen is de inzet hiervan in een nog hoger aantal branches interessant.

Het basisdoel van ERP is vaak om de administratieve druk te verminderen. Dit kan doordat het in staat is automatiseringen voor veelal arbeidsintensieve of repetitieve taken te creëren. Het creëren van planningen, offertes en facturen zijn hier bekende voorbeelden van. ERP-software kan van eenvoudige processen zoals het omzetten van offertes naar facturen voor bedrijven van grote waarde zijn.

Enterprise Resource Planning kent een oorsprong in bedrijven waar productie en voorraadbeheer van groot belang. In deze organisaties is het met ERP-software mogelijk geworden om diverse activiteiten automatisch in te plannen, productiefases tot in de detail te kunnen opvolgen en beheren en bestellingen tot aan de levering te traceren.

Voorraden kunnen met de nieuwere cloud-ERP software volledig vanuit de cloud via het internet beheerd worden. Daarbij kunnen moderne ERP-systemen ook met barcodes te werken waardoor er meer controle komt over een van de meest cruciale bedrijfsprocessen voor organisaties waar productie een belangrijke rol speelt.

Ook voor bedrijven waar volledig andere processen relevant zijn, kunnen procedures vereenvoudigd worden waardoor meer tijd kan worden besteed aan andere zaken in het bedrijf. Een klassiek voorbeeld is het in kaart brengen van het productieproces. Dankzij ERP-software kunnen productieprocessen worden geoptimaliseerd die het mogelijk maken om de afgewerkte producten beter te kunnen opvolgen en mogelijk verlies of restafval beter te kunnen opvolgen.

In de meeste bedrijven is ERP door de jaren heen een vaste en onmisbare schakel binnen het bedrijf geworden, in eerste plaats omwille van de veelzijdigheid, modulariteit en effectiviteit van de software.

Er is natuurlijk geen eenduidige lijst die alle voordelen en nadelen van ERP-software kan opsommen, maar toch willen wij graag enkele volgens ons belangrijke punten bespreken. Lees hieronder verder over de voor- en nadelen van ERP-systemen en hun potentiële waarde voor jouw organisatie.

Het is praktisch onmogelijk om overzicht te houden over alle relevante bedrijfsprocessen wanneer deze niet in een enkel systeem kunnen samenkomen. Bij bedrijven is er tegenwoordig steeds meer data beschikbaar, wat mits correct gebruik een dieper inzicht kan geven in processen die veel invloed op de winstgevendheid kunnen hebben. Hoe beter deze data verzameld en geanalyseerd kan worden, hoe meer inzicht en kostenbesparing er gerealiseerd kan worden.

Zo zijn ERP-systemen in staat om veel van deze waardevolle data samen te brengen en overzichtelijk te presenteren. Hierdoor wordt een beter en actueler overzicht gecreëerd van de huidige stand van zaken, waardoor er vervolgens kan worden ingespeeld op veranderingen in het bedrijf.

 Doordat ERP-oplossingen kunnen aankaarten wanneer bepaalde processen minder goed lopen, kan men directe actie ondernemen zonder onnodige kosten. Een mooi voorbeeld hiervan zijn de inzichten die uit productieprocessen verkregen kunnen worden. Wanneer ERP-software gebruikt wordt in het productieproces, kan het plotse wijzigingen in variabele kosten herkennen. Zo kan op basis van rapporten of analyses snel nagekeken worden of bepaalde processen niet vlotter en efficiënter zouden kunnen lopen.

Alle data die vanuit de verschillende bedrijfsprocessen als output gegenereerd wordt, komt samen in de ERP-database. Met een ERP-systeem dat in het bedrijf geïntegreerd is, kan men snel analyseren waar het spaak loopt of waar men veel tijdswinst kan besparen.

Op basis van deze data zal duidelijk zijn hoe een specifiek bedrijfsproces in werkelijkheid invloed heeft op andere processen. Door deze processen te optimaliseren en automatiseren kan ervoor gezorgd worden dat bepaalde afdelingen in het bedrijf eenvoudiger kunnen samenwerken.

Een goed voorbeeld hiervan is de optimalisatie van sales, administratie en de klantenservice: ERP en CRM (Customer Relationship Management) gaan hand-in-hand als het op de integratie aankomt. Inkomende gesprekken bij de klantenservice kunnen direct worden doorgezet naar de sales afdeling, die eventueel data kunnen meesturen waardoor de administratie op haar beurt weet welke offertes uitgestuurd zijn. Dit is allemaal aan elkaar gelinkt. Bij een bedrijf zonder ERP-systeem met CRM-integratie zou deze data makkelijker verloren kunnen gaan.

Als leverancier van ERP-software en grote voorstander van het gebruik van Enterprise Resource Planning is het niet eenvoudig om helemaal objectief te blijven. Toch kent het systeem enkele nadelen, waarvan we hier alleen de belangrijkste bespreken. In een volgend artikel zullen we in meer detail ingaan op zowel de voor- als nadelen van ERP-programma’s.

Het voornaamste nadeel dat we willen bespreken, is de afhankelijkheid die bij een bedrijf kan ontstaan als gevolg van de belangrijke rol dat ERP kan innemen. Doordat ERP-systemen vaak door een enkele leverancier gecreëerd en geleverd wordt, zijn de gebruikers ook aangewezen op deze leverancier. Bij volledig op maat gemaakte ERP-systemen is het zo bijvoorbeeld zeer moeilijk om een andere leverancier dit te laten overnemen of te laten aanpassen.

Het spreekt dan ook voor zich dat de keuze voor een ERP-systeem zeer doordacht moet gemaakt worden. Een goede vertrouwensband met de leverancier en een goed inzicht van de mogelijkheden van de ERP-software is zeer belangrijk.

Door diverse systemen te testen, referenties te controleren en een goed inzicht te krijgen hoe het ERP-systeem werkt en wat het kan, krijg je een completer beeld van de systemen. Dit maakt de zoektocht naar een geschikte partner al iets eenvoudiger.

Meer info: https://nl.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning