De Excel-tabel is nog niet dood en de server nog niet begraven, maar meer en meer bedrijven hebben voor heel wat processen ondertussen de stap gezet naar een ERP-systeem in de cloud. Zo’n ERP-systeem moet volgens ontwikkelaar Yerpa aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoen: “Het moet dynamisch zijn, het moet schaalbaar zijn en het moet geïntegreerd zijn. Zonder aan de eigenheid van het bedrijf te raken.”

“Je zou er echt versteld van staan hoeveel bedrijven hun bestellingen, hun boekhouding, hun facturatie, hun betalingen,… nog opvolgen in Excel-tabellen. Dat klinkt ouderwets en achterhaald, maar het is niet eens zo onlogisch”, zegt Damiaan Keppens, die bij Yerpa verantwoordelijk is voor de technologische gang van zaken. “Ze zijn een bedrijf gestart, helemaal alleen vanuit een kleine zolderkamer of een garage, en ze zijn beginnen groeien. Vaak sneller dan ze zelf hadden durven dromen. Door vast te houden aan hun oude, vertrouwde werkwijze – de Excel-tabellen – krijgen die oprichters het gevoel dat ze die groei kunnen controleren. Het geeft hen een houvast, temidden van alle veranderingen. Natuurlijk is het bijlange niet de meest efficiënte manier om al die processen uit te voeren, maar het is wel een menselijke reflex om vast te houden aan het bekende.”

Yerpa-oprichter Bart De Lathauwer had voor zijn bedrijven eigenhandig een bescheiden ERP-systeem gebouwd in Access. Hij kon er bestellingen mee opvolgen, facturen opmaken, betalingen controleren,… “De tijd die zo vrijkwam, kon ik spenderen aan mijn klanten. Aan de bestaande klanten, en aan de zoektocht naar nieuwe klanten. Dat is volgens mij nog altijd dé reden waarom bedrijven processen automatiseren – soms in één keer, meestal stap voor stap – en naar ERP-systemen grijpen: om tijd te winnen. Tijd die ze aan de uitbouw van hun onderneming kunnen spenderen.”

Te complex, te duur, te rigide

Zolang dat zelfgemaakte ERP-systeem bleef doen wat het moest doen, was het een uitstekend instrument. Op maat gemaakt, helemaal aangepast aan de wensen en noden van de mensen die ermee moesten werken. “Maar bedrijven groeien en evolueren, en de software verouderde snel”, merkte Bart De Lathauwer. “Access is niet bepaald flexibel, dus dat betekende keer op keer alles vernieuwen en alles opnieuw schrijven. Heel veel tijdverlies, dat was nu net niét de bedoeling.”

“Bedrijven groeien en evolueren snel, maar software veroudert minstens even snel“

“Ik ben toen zelf de markt gaan verkennen, gaan kijken naar de ERP-pakketten die beschikbaar waren. Ofwel waren die veel te complex voor wat kmo’s nodig hadden, met allemaal features waar we wel voor betaalden maar die we niet nodig hadden. Ofwel waren die veel te rigide en niet dynamisch genoeg. Dus ben ik zelf maar een cloud ERP-systeem beginnen te ontwikkelen.”

Dynamisch, schaalbaar, geïntegreerd

Waar moet een efficiënt ERP-systeem nu aan beantwoorden? Damiaan Keppens ziet een aantal belangrijke voorwaarden. “Het moet dynamisch zijn, dat is cruciaal. Wij zorgen ervoor dat de klant veel zelf kan aanpassen. Hij kan voor elke gebruiker aangeven wat die wél en niét kan doen, zodat de taken en verantwoordelijkheden duidelijk afgelijnd zijn, en het systeem overzichtelijk blijft. Ook documenten zijn met Yerpa vlot aanpasbaar: je kan de lay-out veranderen, dingen toevoegen of verbergen. Een ERP-systeem mag vooral niet rigide zijn. Bedrijven evolueren sneller dan ooit tevoren, ze snakken naar dynamische systemen om die groei te ondersteunen.”

“Een tweede vereiste is dat het ERP-systeem schaalbaar moet zijn. Bij elke nieuwe klant maken wij een evaluatie van de bestaande processen. Welke werken goed en blijven best (nog even) behouden? Welke moeten efficiënter? Welke processen zijn nog onbestaand, en moeten er bijkomen? Veel bedrijven beginnen met pakweg 25 procent van de features die we kunnen aanbieden. Gaandeweg, als iedereen vertrouwd geraakt met de veranderingen, beginnen ze dan nieuwe features te implementeren.”

“En een derde belangrijke voorwaarde is dat het geïntegreerd moet zijn. In veel KMO’s is de software nog versplinterd: de boekhouder werkt met software X, de facturatie met software Y en het stockbeheer gebeurt met software Z. Zo vallen in alle domeinen wel eens dingen door de mazen van het net.”

De eerste keer tegen de muur

Damiaan Keppens benadrukt dat het ook belangrijk is dat ERP-systemen de eigenheid van elk bedrijf respecteren. “Software developers durven dat al eens uit het oog durven verliezen. Een familiale kmo die al dertig jaar op dezelfde manier werkt, moet je niet forceren om van vandaag op morgen alles om te gooien en te automatiseren. Dan ga je wrevel krijgen bij de medewerkers, en gaat de implementatie van het ERP-systeem de mist in gaan. Het ERP-pakket is altijd een middel om te groeien, het is nooit een doel op zich.”

“De meeste van onze klanten zijn bedrijven die groeien en tegen hun eerste muur aan botsen. Dat is onze sweet spot. Die bedrijven hebben er zoveel nieuwe mensen, zoveel nieuwe klanten, zoveel nieuwe producten of diensten bijgekregen dat de bestaande processen niet meer voldoen. Ze willen die automatiseren of ze willen die integreren. De SAP’s en de Microsofts van deze wereld zijn geen spek voor hun bek, ze willen een ERP-systeem dat hun bedrijf begrijpt en dat met hen meegroeit. Bedrijven moeten flexibel zijn, maar softwarebouwers moeten dat evenzeer zijn.”

Servers afschrijven en de cloud in!

In België is de concurrentie onder de bouwers van ERP-systemen bijzonder groot. Als de bedrijven die nog met Excel-tabellen werken een uitstervend ras zijn, zit die markt dan nog niet stilaan aan haar plafond? “Er is absoluut nog groeimarge”, maakt Damiaan Keppens zich sterk. “Om te beginnen, bewegen niet alle sectoren even snel. Wij hebben voor heel wat bedrijven uit de afvalsector ERP-systemen geleverd. Zij moeten aan heel wat formaliteiten voldoen en telkens hetzelfde ‘papierwerk’ afwerken. In de voedingssector is dat ook zo. Dat zijn sectoren die sneller de noodzaak inzien van ERP-systemen die dat soort repetitieve processen automatiseren. In andere sectoren is die noodzaak kleiner, of moet ze nog groeien.”

“Een familiale kmo die al dertig jaar op dezelfde manier werkt, moet je niet forceren om van vandaag op morgen alles om te gooien en te automatiseren“

“Ook in de cloud zit nog groei. Heel veel bedrijven hebben al ERP-systemen voor een deel van hun processen, maar die zitten nog lang niet allemaal in de cloud. Ze hebben ooit geïnvesteerd in eigen servers. Ze willen wel naar de cloud – ze beseffen dat die oplossing op termijn niet alleen financieel veel voordeliger is, maar ook een pak veiliger en efficiënter – maar eerst moeten die servers afgeschreven zijn. Dat zijn de bedrijven die de komende jaren ook allemaal de stap gaan zetten naar onze markt.”