Toen de kleinkinderen van de oprichter mee aan boord stapten in familiebedrijf Devos-Arrotex gooiden ze meteen de Excel-tabellen buiten. Daar hadden ze goede argumenten voor nodig, maar uiteindelijk zijn de mensen in het kantoor, in het magazijn én in de werkplaats er beter van geworden. “Wij zijn een fabriek, daar moet het zwaartepunt liggen. Hoe kleiner en efficiënter de backoffice, des te meer tijd we vrij kunnen maken om kwaliteitsproducten te maken.”

Devos-Arrotex is een familiale onderneming uit Zingem, Oost-Vlaanderen. Arrotex was er eerst, in 1974. De automobielafdeling van het bedrijf maakt benodigdheden voor de binnenbekleding van autozetels. Na drie jaar kreeg Arrotex er een zusje bij: bandfabriek Devos. Die laatste specialiseert zich al sinds de jaren ’70 in het versnijden van zogenaamde biaisband (de stoffen worden schuin gesneden zodat ronde vormen mooi kunnen afgeboord worden) en rechte band. Het maakt, als enige in België, biais voor onder andere kleding/confectie, lingerie, paraplu’s en tafelkleden. We versnijden zeer veel rechte band voor matras- en tapijtfabrikanten. De fabriek werkt voor alle groten in de textielindustrie. Arrotex is de automobielafdeling van het bedrijf, en maakt benodigdheden voor de binnenbekleding van zetels.

Het familiebedrijf bleef de voorbije 44 jaar steeds verder groeien: een nieuwe vestiging, een groter werkplaats, een nieuw magazijn, een extra verdieping bovenop de fabriek, een nog grotere eerste verdieping, een vestiging in Bulgarije. Organische groei. Stap voor stap, de nadruk verschoof van de ‘k’ in kmo beetje bij beetje naar de ‘m’.

In 2009 namen Isabelle en Christel, de twee dochters van oprichter Robert Devos, het roer over bij Devos-Arrotex. Vorig jaar stapten ook kleinzoon Yenti Roels en zijn neef, Janini De Clercq, mee aan boord. Zo deed nu ook de derde generatie zijn intrede in het familiebedrijf. En die keek vanaf dag één met een andere blik naar de gang van zaken. “Tot onze grote verbazing gebeurde het volledige stockbeheer bijvoorbeeld nog op Excel-tabellen”, zegt Yenti Roels. “Mijn moeder en mijn tante hebben altijd op die manier gewerkt, maar dat is echt niet meer van deze tijd. Devos-Arrotex is een bedrijf met zo’n 25 medewerkers, we werken voor heel erg grote bedrijven, dat red je niet meer met Excel-tabellen.”

Mensen en middelen vrijmaken voor core business

Devos-Arrotex is een kmo in de maakindustrie. De productie staat centraal. “Naast de twee zaakvoerders hebben we drie mensen op het bureau. Dan is er nog een technicus, maar alle andere medewerkers van het bedrijf zijn arbeiders; in de werkplaats en/of in het magazijn. Het komt er bij een kmo als de onze op aan om maximaal in te zetten op de productie, en daar zoveel mogelijk mensen en middelen voor vrij te kunnen maken. We zijn uiteindelijk een bandfabriek.”

“Elke stap in het proces moet zo snel en zo vlot mogelijk verlopen om de aandacht niet af te leiden van de corebusiness”

“We moeten onze backoffice dus niet alleen zo klein mogelijk, maar vooral zo efficiënt mogelijk houden. Dat zal wel herkenbaar zijn voor iedere kmo in de industrie. Je zoekt voortdurend naar manieren om de hele flow zo efficiënt mogelijk te maken. Bestellingen, stockbeheer, distributie, facturatie, betalingen,…, elke stap in dat proces moet zo snel en zo vlot mogelijk verlopen om de aandacht niet af te leiden van onze corebusiness: het versnijden van stoffen. Want dat is tenslotte waar we onze meerwaarde realiseren.”

Veel van die stappen had Devos-Arrotex de voorbije jaren al in één doorlopend, geautomatiseerd proces ondergebracht. Alleen het stockbeheer gebeurde nog ‘manueel’. “Het waren dan de mensen in het magazijn die vaststelden dat een bepaald artikel bijna uit voorraad was. Zo verloren we kostbare tijd, vaak zelfs twee keer. De mensen moesten in het magazijn zoeken naar artikels en nagaan hoeveel er nog op voorraad was, en als we bepaalde artikels niet tijdig konden bijbestellen, verloren we ook nog eens tijd omdat we de productie even on hold moesten zetten of verschuiven.”

Snotapen met goede argumenten

De voor de hand liggende oplossing was dus om ook het stockbeheer in het ERP-systeem te integreren. “Maar het systeem was complex en vooral veel te uitgebreid. Het was niet gebruiksvriendelijk, er waren simpelweg té veel opties. Elke opzoeking nam heel wat tijd in beslag. Als bedrijf gebruik je een ERP-systeem om de handen vrij te krijgen voor andere dingen dan administratie, het kan niet de bedoeling zijn dat je meer tijd verliest dan dat je wint.”

“We moesten niet alleen een systeem vinden om vlot en intuïtief mee te werken, maar ook één dat gemakkelijk aan te leren en te implementeren viel. Een groot bedrijf kan het zich gemakkelijk permitteren om een aantal mensen een paar dagenlang op cursus te sturen, maar in een KMO als de onze kan dat niet. Iedereen heeft zijn specifieke taken, het bedrijf moet blijven draaien, je kan niet zomaar een schakel uit die ketting wegnemen. En zeker niet meerdere schakels.”

“Als bedrijf gebruik je een ERP-systeem om de handen vrij te krijgen voor andere dingen dan administratie, het kan niet de bedoeling zijn dat je meer tijd verliest dan dat je wint”

“Bovendien, en dat is typisch voor een familiebedrijf, is het niet zo eenvoudig om bestaande procedures en werkwijzes om te gooien. Mijn moeder en mijn tante hebben Devos-Arrotex mee groot gemaakt. Ze zijn opgegroeid met dit bedrijf en er helemaal mee vergroeid. Dat wil ook zeggen dat ze altijd op hun eigen manier hebben gewerkt, dat ze hun eigen gewoontes hebben. (lacht) Het is niet omdat twee snotapen zeggen dat het anders en efficiënter kan dat ze zomaar alles gaan omgooien. Voor ons voelen die Excel-tabellen verouderd en traag aan, maar voor hen is het de meest logische en de snelste werkwijze. Ze staan absoluut open voor verandering, maar je moet daar extra goede argumenten voor hebben. Dat is een beetje typisch voor een familiebedrijf, denk ik.”

Gebruiksvriendelijk, efficiënt en eenvoudig

Uiteindelijk kwam Devos-Arrotex terecht bij het ERP-systeem van Yerpa. “Dat bleek eenvoudig, efficiënt en gebruiksvriendelijk. Met alle functies die wij nodig hebben. Niet meer en ook niet minder. “Nu dat hele stockbeheer automatisch gebeurt, kunnen we de voorraden continu monitoren en krijgen we ruim op tijd een melding om artikelen bij te bestellen. Dat kunnen we via de cloud desnoods van thuis uit doen. We kunnen perfect zelf bepalen wanneer we die limiet krijgen, voor populaire artikels kunnen we de limiet hoger leggen dan voor artikelen die klanten minder vaak bestellen.”

“We hadden ook een kant-en-klaar pakket kunnen aankopen, maar waren op zoek naar een partner die bereikbaar en toegankelijk is, en die echt met ons meedenkt. Zo werken we met onze klanten, en zo willen we ook met onze leveranciers werken. Het viel ons bijvoorbeeld op dat klanten bij een betalingsherinnering steeds vroegen of we de factuur nog eens konden opsturen. Dat is logisch, als je vergeet te betalen, is dat vaak omdat je per ongeluk de factuur hebt weggegooid of gewist. We hebben voorgesteld aan Yerpa om bij elke betalingsherinnering standaard de originele factuur mee te sturen. Dat doet het Yerpa-systeem voortaan voor ons, maar ook andere gebruikers hebben er een handige feature bij. Zo helpen we ook andere bedrijven een handje.”