Dit stuk is een samenwerking tussen Bloovi Studio & Yerpa

Van de bestellingen en de leveringen tot de facturatie en de boekhouding: bij het fruitverwerkend bedrijf Frupeco is de hele flow geautomatiseerd. Elk stuk fruit kan getraceerd worden via het ERP-systeem van Yerpa, de hele dag door worden ladingen fruit just-in-time aangevoerd en snel als afgewerkt product weer afgevoerd. De automatisering heeft de efficiënte fors opgedreven, zegt zaakvoerder Wim Lammertyn. “Voor een productiebedrijf is het simpel: wij willen zoveel mogelijk mensen in onze productiehal inzetten en zo weinig mogelijk mensen achter een bureau houden.”

Frupeco verwerkt in Lendelede met zo’n 40 medewerkers fruit in afgewerkte producten voor retail en cateringbedrijven. Denk aan fruitsalades en sapjes, maar bijvoorbeeld ook aan de kant-en-klare, reeds geschilde bakjes fruit in de supermarkt. Vroeger werden de bestellingen, de stock, de leveringen,… allemaal manueel bijgehouden. “Daar kwam heel veel papierwerk bij kijken”, zegt oprichter Wim Lammertyn. “We hadden wel een klein systeem puur voor de tracering. Na een computercrash draaide dat verouderde systeem niet meer op de nieuwste Microsoft-versie. Toen hebben we besloten om de hele boel dan maar te vervangen, en zijn we overgestapt op een veel uitgebreider ERP-systeem van Yerpa.

“Aanvankelijk waren onze medewerkers bang dat het ERP-systeem hen meer tijd zou kosten dan ze zouden besparen. Maar de overgang is eigenlijk enorm vlot verlopen”

“Daar was aanvankelijk wel wat weerstand tegen bij onze medewerkers. Ze waren bang dat het ERP-systeem hen meer tijd zou kosten dan ze zouden besparen. Maar de overgang is eigenlijk enorm vlot verlopen. Vandaag ziet iedereen de voordelen. De hele flow is geautomatiseerd: bestellingen, stockbeheer, leveringen, facturatie, sinds kort ook de volledige boekhouding. We werken sneller en efficiënter, en we kunnen veel sneller bijsturen.”

Automatische prognoses

De bestellingen van fruit gebeuren via Yerpa, legt Lammertyn uit. “Elke pallet die bij ons binnenkomt, krijgt automatisch een lotnummer. Elke order krijgt een etiket met een barcode. Als we bepaalde loten uit de stock halen om te verwerken, weten we hoeveel we moeten bestellen. Die automatische prognoses zijn heel belangrijk voor een voedingsbedrijf als het onze. We werken met verse producten, we kunnen fruit geen weken in ons magazijn laten staan. De hele dag lopen er bestellingen binnen, de hele dag moeten we onze prognoses bijsturen. De leveringen die binnenkomen, worden verwerkt en gaan ook zo snel mogelijk de deur weer uit. Om just-in-time te kunnen werken, is automatisering een noodzaak.”

“Zo bouwen we een volledige tracering op. Als we fruitsalades aan een supermarktketen leveren, dan weten we perfect wat er in zit en van welke leverancier elke fruitsoort komt. De regelgeving in onze sector is terecht heel streng. Als het nodig is, kunnen we met één druk op de knop zien waar een pallet fruit vandaan komt of waar ze naartoe is gegaan.”

“De leveringen die binnenkomen, worden verwerkt en gaan ook zo snel mogelijk de deur weer uit. Om just-in-time te kunnen werken, is automatisering een noodzaak”

Half uur tijdswinst per dag op één klant

Colruyt is een belangrijke klant van Frupeco, en werkt met zogenaamde EDI-berichten. “Dat betekent dat Colruyt via zijn eigen systeem bestellingen verzendt, die dan automatisch in ons systeem terechtkomen”, verduidelijkt Lammertyn. “Omgekeerd weet Colruyt perfect waar en wanneer een levering fruit arriveert, in welke hoeveelheden, met welke houdbaarheid,… De levernota en later de factuur worden volledig digitaal doorgestuurd. Er komt geen snipper papier meer bij kijken.”

Om met grote retailers als Colruyt samen te werken, is het cruciaal dat je hun systeem met EDI-berichten kan koppelen aan je eigen ERP-systeem. Dat lukt met Yerpa

“Om met grote retailers als Colruyt samen te werken, is het cruciaal dat je hun systeem met EDI-berichten kan koppelen aan je eigen ERP-systeem. Dat lukt met Yerpa. Het heeft ook een grote impact op onze eigen efficiëntie. Bestellingen die per mail, telefoon of fax binnenkomen, moeten genoteerd en overgeschreven worden. Dan kunnen er natuurlijk al eens fouten of misverstanden voorvallen. Eén cijfer verkeerd opschrijven of aflezen, en je riskeert met honderden kilo’s te weinig of te veel fruit te zitten.”

“De bestellingen van Colruyt verschijnen onmiddellijk op de schermen in de productiehal. Niemand moet ze nog noteren en afgeven. Ik schat dat we zo toch een half uur per dag besparen. Op een maand is dat gemakkelijk anderhalve dag tijdswinst. Dat is gigantisch. Wij zijn een productiebedrijf. Administratie is geen doel op zich, laat staan een hoofddoel. Hoe minder mensen achter een bureau zitten, hoe meer mensen fruit kunnen verwerken. Onze winst zit in de productiehal, niet in het kantoor.”

Altijd en overal up to date

De automatisering levert Frupeco ook een schat aan waardevolle data op, vult Lammertyn aan. “Vroeger moest ik informatie uit verschillende systemen halen, en kon ik vaak slechts met vertraging conclusies trekken uit de cijfers die de boekhouder verzamelde. Vandaag kan ik met één druk op de knop meteen de juiste rapporten uit Yerpa halen. In real time. Ik blijf altijd up to date, zelfs vanop afstand.”

“Als alles manueel gebeurt, is het moeilijk om het overzicht te bewaren in een kmo met 40 medewerkers. Als er onderdelen aan een machine aan vervanging toe zijn of als de schilmesjes bijna op zijn, deed iemand een nieuwe bestelling. Als je die aankopen automatiseert, hoeft DHL misschien maar één keer te komen in plaats van tien keer. Elke uitgespaarde rit is een besparing, en al die kleine besparingen maken één groot. Zonder een systeem als dat van Yerpa ontdekten we onnodige kosten pas bij een steekproef of een controle van de cijfers. Nu lees je dat in real time af en hou je kosten veel beter onder controle. Het is de optelsom van al die besparingen en efficiëntiewinsten waar je als kmo in een bijzonder concurrentiële omgeving het verschil mee kan maken.”